Weihnachtsfeier planen: Das macht Praxismitarbeiter glücklich

Veröffentlicht: 12.09.2024 | Lesezeit: 8 Minuten

Ärztin in OP-Kleidung mit Stethoskop sitzt in einem weihnachtlich geschmückten Büro vor dem Computer.
Die Weihnachtsfeier muss oft neben den alltäglichen Aufgaben geplant werden. | © JackF - stock.adobe.com

Es soll schön sein, zum Teambuilding beitragen und allen Praxismitarbeiter:innen gefallen - die Weihnachtsfeier zu planen, kann zu einer echten Herausforderung werden. Oft treffen ganz unterschiedliche Wünsche und Vorstellungen aufeinander.

Dabei den Überblick zu behalten und alles zu berücksichtigen kann zur Herausforderung sein. Unsere „Weihnachtsfeier organisieren Checkliste“ hilft Ihnen dabei, nichts zu vergessen und möglichst alle glücklich zu machen.

Wann sollten Sie mit der Weihnachtsfeier-Planung beginnen?

Die guten Locations und Aktivitäten sind um die Weihnachtszeit schnell ausgebucht. Zudem nimmt die Planung einige Zeit in Anspruch, die neben der eigentlichen Arbeit erledigt werden muss. Im September ist deshalb ein guter Zeitpunkt, um mit den ersten Vorbereitungen für die Praxisweihnachtsfeier zu beginnen.

Sie sind in diesem Jahr spät dran? Dann können Sie natürlich trotzdem eine Weihnachtsfeier organisieren. Oft werden die kleinen, spontanen Zusammenkünfte zu den besten Erinnerungen. Für die Suche nach einer passenden Location oder Aktivität brauchen Sie später im Jahr vielleicht etwas mehr Zeit oder müssen kreativer werden. Die Praxisweihnachtsfeier kann aber auf jeden Fall auch kurz vor Jahresende spontan auf die Beine gestellt werden.

Welchem Zweck soll die Weihnachtsfeier dienen?

Ein Dank an die Mitabeiter:innen, Rückblick und Jahresabschluss oder den Kontakt zwischen Mitarbeiter:innen fördern – Gründe für eine Praxisweihnachtsfeier gibt es viele. Oft können Sie auch gleich von mehreren positiven Auswirkungen profitieren. Dennoch sollten Sie sich für einen Hauptzweck entscheiden. Denn für die Planung macht es einen großen Unterschied, ob Sie das Teambuilding oder den Jahresabschluss in den Vordergrund stellen.

Tipp: Falls Sie sich nicht auf einen Hauptzweck festlegen können, können Sie die Feier auch in mehrere Programmpunkte aufteilen. Gehen Sie zum Beispiel zuerst in einen Escape Room als Teambuilding-Maßnahme, um sich anschließend mit einem besonderen Essen für die geleistete Arbeit zu bedanken.

Budget: Was darf die Praxisweihnachtsfeier kosten?

Eventplaner:innen rechnen mit einem pro Kopf-Budget. Bei der Budgetplanung ist es deshalb durchaus sinnvoll, zunächst über die Größe der Feier nachzudenken. Große Events sind für kleine Praxen mit wenigen Mitarbeiter:innen insgesamt deutlich günstiger als für große MVZs oder Kliniken.

Dennoch darf das Budget für die Weihnachtsfeier die Mittel der Praxis nicht übersteigen. Hier sollten auf jeden Fall alle Verantwortlichen zusammenkommen und sich über die individuellen Möglichkeiten abstimmen. Steuerlich absetzbar ist die Weihnachtsfeier nur, wenn Sie folgende Kriterien erfüllt:

  • Alle Mitarbeiter:innen sind eingeladen.
  • Es gab in diesem Jahr bisher höchstens eine weitere Betriebsfeier.
  • Der Preis pro Kopf liegt bei höchstens 110 € Brutto.

Orte für die Weihnachtsfeier: Wie findet sich eine gute Location?

Die Auswahl an möglichen Weihnachtsfeier-Locations ist groß, angefangen von den eigenen Praxisräumen über Gaststätten und Restaurants bis hin zu Eventlocations. Wer einmal einen guten Ort gefunden hat, bleibt ihm deshalb oft viele Jahre treu. Solche Traditionen können das Team zusammenschweißen, aber auch irgendwann langweilig werden.

Suchen Sie nach einem neuen Ort für die Weihnachtsfeier können Ihnen diese Fragen helfen:

  • Gibt es dort genug Platz für alle Mitarbeiter:innen und eventuell ihre Gäste?
  • Welche Serviceleistungen sind enthalten und was wollen bzw. müssen Sie selbst organisieren? z. B. Dekoration, Musik, Servicepersonal
  • Wie sehen die Verpflegungsmöglichkeiten aus?
  • Ist der Ort gut zu erreichen und gibt es ausreichend Parkplätze?
  • Passt das Ambiente zu Ihrer Praxis?
  • Wie können Sie bezahlen und müssen Sie eine Anzahlung leisten?
  • Welche zusätzlichen Wünsche haben Sie? z. B. separater Raum, Platz für eine Fotobox, angebotene Aktivitäten

Die Wahl der Location sollte sich außerdem unbedingt an Ihrem Hauptzweck für die Feier orientieren. Hier kann es manchmal besser sein, sich zunächst Gedanken über mögliche Aktivitäten und Beschäftigungen zu machen, bevor Sie einen Ort auswählen.

Aktivitäten für die Weihnachtsfeier: Was kommt gut an?

Nicht jede Weihnachtsfeier muss außergewöhnlich und etwas ganz Besonderes sein. Oft reichen ein gemeinsames Essen, ein Glühwein auf dem Weihnachtsmarkt oder Plätzchen und Gespräche in der Praxis aus, um Ihren Mitarbeiter:innen Wertschätzung zu zeigen. Manchmal brauchen die Gäste dennoch Unterstützung, um ins Gespräch zu kommen und Spaß zu haben.

Dabei können schon Kleinigkeiten helfen. Oft finden sich einige Mitarbeiter:innen, die passend zur Weihnachtsfeier lustige Pullover oder Outfits kreieren und so für Gesprächsstoff sorgen. Auch kleinere Partyspiele wie „Wer ist der Gast“ oder Lose mit einer geheimen Aufgabe können die Stimmung heben. Wer mag, kann auch zwischendurch die Sitzordnung aufmischen und so für Abwechslung sorgen.

Möchten Sie noch mehr von einer klassischen Weihnachtsfeier abheben, bieten sich außergewöhnlichere Aktivitäten an. Vom gemeinsamen Besuch im Musical über eine Wanderung bis hin zur Übernachtung in den Bergen gibt es unzählige Möglichkeiten, die Praxisweihnachtsfeier unvergesslich zu machen. Dafür sollten Sie sich vor allem Gedanken machen, welche gemeinsamen Interessen Ihre Mitarbeiter:innen haben. Sind sie beispielsweise alle gerne sportlich aktiv, könnte eine Weihnachtsfeier mit viel Bewegung deutlich besser ankommen als ein klassisches Essen.

Wichtig: Achten Sie bei den Aktivitäten darauf, dass wirklich jede(r) mitmachen kann und keine Teammitglieder wegen fehlendem Können oder körperlichen Einschränkungen ausgeschlossen werden.

Teambuilding auf der Weihnachtsfeier

Gemeinsame Zeit außerhalb der alltäglichen Aufgaben ist immer gut für das Teambuilding. Einige Praxen nutzen die Feier zum Jahresende aber auch für besondere Teambuilding-Maßnahmen. Spezielle Spiele, Escape Rooms sowie angeleitete Trainings können viel dazu beitragen, dass Ihr Team enger zusammenwächst.

Die Praxisweihnachtsfeier ist allerdings nicht immer die richtige Gelegenheit dafür. Gibt es Probleme unter den Mitarbeiter:innen oder ist die Zusammenstellung noch recht neu, fühlen sich einige Teilnehmer:innen wahrscheinlich unwohl oder haben den Eindruck, einen Test bestehen zu müssen. In einem solchen Fall sollten Sie lieber extra Zeit in das Teambuilding investieren und die Weihnachtsfeier zu einem möglichst schönen Erlebnis machen, um den Zusammenhalt zu fördern.

Essen und Getränke: Wie Sie möglichst alle an einen Tisch bekommen

Für eine gelungene Weihnachtsfeier braucht es auch ausreichend und gute Verpflegung. Die Wünsche und Vorstellungen gehen bei Essen und Trinken allerdings oft weit auseinander. Zudem gibt es Allergien und Unverträglichkeiten, die berücksichtigt werden müssen. Bei einem kleinen Team sollten Sie deshalb persönlich abfragen, ob vegetarisch oder vegan bevorzugt wird und welche Unverträglichkeiten und Allergien vorliegen. Ist die Zahl der Gäste sehr groß, sollten Sie besser gleich eine große Auswahl anbieten, um möglichst viele Vorlieben und Abneigungen abzudecken. Ein gutes Restaurant bzw. ein guter Caterer unterstützt sie in der Regel dabei.

Bleibt noch die Frage, welche Art von Essen und Getränken Sie anbieten möchten. Auch hier ist die Auswahl groß: Buffet oder à la carte, bodenständig oder hohe Kochkunst, ausgefallen oder allseits beliebt. Das Budget spielt bei der Entscheidung natürlich eine große Rolle, letztendlich geht es aber auch darum welches Bild Sie vermitteln wollen. Passt die Auswahl zu Ihrer Praxis und Ihrem Team wird Sie vermutlich auch gut ankommen.

Alkohol an der Weihnachtsfeier

Alkoholische Getränke gehören für viele selbstverständlich zu einer Weihnachtsfeier. Gleichzeitig haben Sie einen schlechten Einfluss auf die Gesundheit und können ein Fest schnell ausarten lassen. Ob es Alkohol auf Ihrer Praxisweihnachtsfeier gibt, ist deshalb eine persönliche Entscheidung, die Sie nach dem Abwägen aller Punkte treffen sollten. Die rechtliche Lage ist jedenfalls klar:

  • Vorgesetzte sind nicht dazu verpflichtet, Mitarbeiter:innen davon abzuhalten zu viel zu Trinken. Sollte sich jemand alkoholisiert in Gefahr begeben, zum Beispiel Autofahren, sollten Sie aber eingreifen und etwa die Schlüssel an sich nehmen.
  • Wer sich alkoholisiert auf der Weihnachtsfeier daneben benimmt, zum Beispiel Vorgesetzte oder Kollegen und Kolleginnen beleidigt, kann abgemahnt oder gekündigt werden.

Braucht die Weihnachtsfeier Dekoration oder Musik?

Haben Sie ein Komplettpaket für die Praxisweihnachtsfeier gebucht, können Sie diesen Punkt überspringen. Oft sorgt das Restaurant oder die Location für die nötige Weihnachtsstimmung. Auch bei Aktivitäten im Freien, etwa auf dem Weihnachtsmarkt, ist keine zusätzliche Deko oder Musik nötig.

Feiern Sie allerdings in der Praxis oder an einem anderen Ort mit wenig Weihnachtsambiente ist entsprechende Dekoration und Musik ein wichtiger Faktor. Hier können Sie auch andere Mitarbeiter:innen einbeziehen. Eine gemeinsame Playlist oder Unterstützung von Deko-Liebhaber:innen sorgen dafür, dass möglichst der Geschmack von allen getroffen wird und stärkt das Team-Gefühl.

Feedback nicht vergessen!

Die Erleichterung ist groß, wenn die Praxisweihnachtsfeier vorüber ist und es keine größeren Pannen gab. Doch bevor Sie die Unterlagen zur Vorbereitung bis zum nächsten Jahr verstauen, sollten Sie noch Feedback der Gäste einholen. Dazu braucht es nicht immer eine offizielle Umfrage. Sie können auch einfach in den einzelnen Teams fragen, wie es den Personen gefallen hat. Gerade in kleinen Praxen kann das auch eine Vertrauensperson übernehmen, die das Feedback ehrlich an Sie weitergibt. Gab es Punkte, die verbessert werden könnten? Dann notieren Sie sich diese für die Planung der nächsten Praxisfeier.

Ein Beitrag von Elisabeth Maußner

Quellen

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